Бизнес в тумане

Если в компании есть инструмент, позволяющий понимать руководителю, директору всю картину самостоятельно и не зависеть от чьих-то слов – значит, бизнес прозрачен. А что происходит в компании, если такого инструмента нет или он не «работает».

Происходит приблизительно следующее. Например, для формирования договора юридическому отделу необходимо предоставить реквизиты клиента. Счет формируем, дай бог без ошибок, на основании еще одного экземпляра данных этого же клиента. Оформляем платеж - снова бежим с реквизитами, но уже в бухгалтерию. А если данные проходят через коммерческий отдел, финансовый, логистику и т.д.?! К тому же вся цепочка этих документов - не связана друг с другом. Договор в одном месте, счета в другом, коммерческие предложения были на компьютере менеджера, который уволился, а платежи вообще в клиент-банке. Вот это и называется туман. То есть, в принципе, всё видно, понятно, но очень плохо.

Именно туман в бизнес-процессах компании доводит руководителей до истерики, когда нужно выяснить какой-то мелкий вопрос, но сотрудник, отвечающий за этот вопрос в отпуске, либо уволился, либо данные коммерческого отдела и данные бухгалтерии отличаются.

Спросите любого руководителя, директора, владельца бизнеса, хочет ли он, полностью контролировать свой бизнес? Я думаю, ответ очевиден.

Бизнес прозрачен, когда всем сотрудникам компании все понятно. И это понимание не на словах  и на интуитивном уровне, а посредством построения четкой оргструктуры компании, которая дает четкое представление о выполняемой функции каждого сотрудника и функциях, которые еще не выполняются или дублируются. Оргструктура позволяет оптимизировать количество персонала, подразделений, упростить взаимодействие подразделений, равномерно распределять нагрузку на персонал, повысить производительность труда.

Для того чтобы бизнес был понятен и прозрачен, он должен быть автоматизирован. Сегодня большинство директоров, руководителей, владельцев бизнеса хотят автоматизировать бизнес. Точнее, не то, чтобы хотят, а скорее чувствуют, что надо, но что конкретно это им даст, не очень представляют.

Автоматизация бизнеса дает возможность просто и быстро получать ответы на интересующие руководство компании вопросы. И соответственно выше производительность труда на предприятии, потому что персонал не тратит время на поиск «сомнительных» ответов для руководителей. И как следствие, ваш бизнес работает эффективнее.

Прежде чем автоматизировать бизнес необходимо разработать информационную систему управления. Такая система – ваш помощник. Она не позволит сотрудникам делать то, что им не положено. Пользуясь таким инструментом, вы в состоянии управлять бизнесом, полагаясь не на интуицию, а на точные данные. И эффективность работы сотрудников оценивать не на основе того, что одни пьют с вами кофе/чай, а другие нет, а на основе цифр и фактов.

Никто не спорит, что можно организовать учет и на бумаге. Только что с этой бумагой делать, когда ее будет вагон? Как искать нужную информацию? Можно, например, нанять на работу архивариуса...

Система управления предприятием – это не только инструмент управления, но и средство для принятия решений, для хранения корпоративных документов и истории бизнес-процессов, а также средство для поиска ответов на различные бизнес вопросы. А таких вопросов не мало.

Даже если компания состоит из одного человека - он является директором, руководителем, собственником, предпринимателем - на его плечи ложатся все обязанности по управлению компанией и полная ответственность за результаты работы. Но компаниям свойственно расти, укрупняться, расширяться. Руководители, собственники, предприниматели, которые считают, что в управленческой отчетности и системе управления нет смысла и необходимости, когда в компании работает 2-3 человека  - заблуждаются. Но гораздо проще начинать работать прозрачно и целенаправленно именно в таких масштабах - обучаясь в процессе работы и выстраивая здоровую и сильную компанию изначально. Тем более, если целью компании является получение прибыли на протяжении длительного периода, а не сиюминутная выгода от одной сделки, то руководителю такой компании необходимо развивать бизнес, предупреждать наступление негативных ситуаций. А это возможно, если есть инструмент, позволяющий понимать всю картину.

На практике, решение вышеописанных задач в относительно небольших организациях не требует существенных затрат времени и средств. Но результат проявляется практически сразу - и на качестве работы и на показателях результативности компании.

Данные вопросы организация может решать собственными силами либо обратиться к сторонним консультантам (консалтинговую компанию). Привлечение сторонних консультантов позволяет организации задействовать в работе квалифицированных сотрудников в нужной области, к тому же это позволит сэкономить значительные средства, так как не потребуется привлечение работника в штат на постоянной основе.