Автоматизация рабочих процессов

Более того, такая система – ваш помощник. Она не позволит сотрудникам делать то, что им не положено. Пользуясь таким инструментом, вы в состоянии управлять бизнесом, полагаясь не на интуицию, а на точные данные. И эффективность работы сотрудников оценивать не на основе того, что одни пьют с вами кофе/чай, а другие нет, а на основе цифр в отчетности.
Нравится? Вот это и есть корпоративная информационная система или система управления предприятием. Если коротко. Информационная система – это инструмент для управления бизнесом. А управлять можно только на основе планирования и отчетности. Но отчетность – только вершина айсберга. Кроме того, отчетность отчетности рознь. Одно дело, когда ее формирует компьютер на основании первичных документов и совсем другое, когда ее делает кто-то вручную. Какой вы больше доверитесь?
Для того чтобы получить качественную отчетность в реальном времени, нужен инструмент.
Однако, если каждый сотрудник сам решает, когда ему появиться на работе, что и как на этой работе делать, проблемы неминуемы. Отсутствие дисциплины, нежелание сотрудников исполнять указания руководства, саботаж правил, приведут проект по внедрению автоматизированной системы управления в тупик. Да и отсутствие воли у руководства, чтобы заставить бизнес жить по единым правилам тоже не принесет ничего хорошего.

Эффективность и производительность труда

Не открою тайну, если скажу, что себестоимость отечественных автомобилей намного выше, чем у многих зарубежных моделей. Каждый автомобиль приносит автогиганту десятки тысяч убытка. Казалось бы, у них там и зарплаты выше и другие затраты, а машины, почему-то дешевле. Парадокс? Ничуть. Все просто. Дело в производительности труда. Потому этот труд у них автоматизирован. Пока наш работяга произведет 1 единицу», японец (вернее робот, которым японец управляет) сделает десять «тойот». Вроде прост секрет, но это не так. Автоматизировать предприятие сложно.

Бесполезные вопросы

Представим средний офис. Все что-то друг у друга выясняют, звонят с важным видом, записывают в блокнот. Создают видимость энергичной деятельности. Очень много бесполезной работы. Из восьми часов рабочего дня средний сотрудник организации, где нет единой информационной системы, более половины времени расходует на выяснение всевозможных вопросов, еще сколько-то на чаепитие и пр. Сколько он продуктивно работает, считайте сами. В результате некоторые сотрудники, вместо того, чтобы делать что-то позитивное, работают «справочным бюро». Обычная деятельность предприятия – это непрерывные вопросы.
• Есть товар на складе?
• Поставщику оплатили?
• Когда будет поставка?
• Мое задание выполнено?
• Деньги от клиента пришли?
• Заказ оформлен?
• Что ответил клиент на коммерческое предложение?
• Схему нарисовали?
• Товар приехал?
• По срокам работ укладываемся?
• Выручка за последний месяц выросла?
• Сколько нам должны?
• Договор подписан?
• Сколько тратим на рекламу и аренду?
• Сколько мы заработали на этом проекте?

Чем проще и быстрее вы получаете ответы на эти и другие вопросы, тем выше производительность труда на предприятии, потому что персонал не тратит время на поиск ответов. И как следствие, ваш бизнес работает эффективнее.

Это называется прозрачность бизнеса. Бизнес прозрачен, когда всем все понятно. И на понимание ситуации не нужно несколько раз в неделю собирать совещания, на которых приходится, верить на слово ответственному, потому что проверить его слова затруднительно, если вообще возможно.

Если у вас есть инструмент, позволяющий вам понимать всю картину самостоятельно и не зависеть от чьих-то слов – значит, ваш бизнес прозрачен. Совещания тогда нужны не для выяснения ситуации, а для решения важных вопросов по ее изменению, по планированию и т.д. Именно туман в бизнес-процессах компании доводит руководителей до истерики, когда нужно выяснить какой-то мелкий вопрос, но либо сотрудник, отвечающий за этот вопрос в отпуске, либо уволился, либо «по данным отдела продаж столько-то, но по данным бухгалтерии иначе».

Для того, чтобы бизнес был понятен и прозрачен, он должен быть автоматизирован. Это аксиома. Должна быть создана корпоративная информационная система, в которой информация принадлежит компании, а не сотрудникам. 
Мне недавно рассказали, как в некой компании один из менеджеров, увольняясь, поставил руководству ультиматум: или ему выплачивают отступные, или он «случайно потеряет» свой ноутбук, на котором у него вся важнейшая корпоративная информация - контакты, договора, заказы и много чего еще интересного. При наличии в компании системы такая ситуация вряд ли возможна, потому что информация принадлежит не сотрудникам, а именно компании и находится не на рабочих компьютерах, а на центральном сервере, и все данные надежно защищены от посягательств со стороны.

Двойной ввод данных

Да чего уж там, тройной и пятерной встречается. Чтобы оформить договор, реквизиты приходится занести в одно место. Чтобы оформить счет, в другое, параллельно, ошибаясь. Чтобы оформить акт и счет-фактуру, бухгалтер это делает в третий раз. Оформляем платеж, заносим в четвертый раз. К тому же вся цепочка этих документов - не связана друг с другом. Договор в одном месте, счета в другом, коммерческие предложения были на компьютере менеджера, который уволился, а платежи вообще в клиент-банке. Вот это и называется информационный вакуум, туман. То есть, в принципе, всё видно, но очень плохо.
И чем выше статус сотрудника, тем больнее по нему этот вакуум ударяет, потому что, тем дороже его время, и тратить его впустую очень накладно. Хотя на деле, так все и происходит. Руководители многих компаний, вместо того, чтобы думать о развитии бизнеса, «кирпичи таскают». Хотя можно и подъемник поставить для кирпичей.
ERP-система – это корпоративная электронная энциклопедия.

Для чего существуют энциклопедии?

Конечно, для того, чтобы сэкономить время на поиск информации. Когда вся нужная информация в одном месте и вам нужно только научиться пользоваться этой одной энциклопедией, а не несколькими сразу. А зачем нужны электронные энциклопедии? Правильно – для того, чтобы эту самую информацию быстро найти. Никто не спорит, что можно организовать учет и на бумаге. Только что с этой бумагой делать, когда у вас ее будет вагон? Как искать нужную информацию? Можно, например, нанять на работу архивариуса...
Система управления предприятием – это не только инструмент управления, но и средство для принятия решений, для хранения корпоративных документов и истории бизнес-процессов, а также средство для поиска ответов на все бизнес-вопросы. А таких вопросов не мало.

Зачем нужен консалтинговый проект для автоматизации бизнес-процессов?

Прежде чем автоматизировать систему управления предприятия, эта система не только должна «быть», а должна «быть понятной, упорядоченной, эффективной». 
Практика показала, что берясь автоматизировать на предприятии систему (схему) рабочего процесса «как есть», а именно: существующий алгоритм производства, закупки, продажи, планирования, анализа, мотивации, документации, доставки товара, управления кадрами, управления маркетингом, управления финансами и т.д., мы автоматизируем существующий беспорядок. А также необходима правильная классификация затрат, группировка товарной номенклатуры для корректного дальнейшего анализа продаж, себестоимости, ассортиментного ряда и т.д.
Возможность использования аналитического инструментария 1С на 80% зависит от правильной и корректной базы данных.
Поэтому мы предлагаем, сначала проанализировать деятельность организации, выявить проблемные места, сформировать критерии, параметры, предъявляемые к базам данных, сформулировать программу устранения проблем – то есть, выполнить работы по управленческому консалтингу. И только после разработки и согласования с клиентом будущей оптимизированной модели бизнес-процессов приступать к их автоматизации. 
В результате клиент получит автоматизацию уже оптимизированных, более простых и контролируемых процессов своей компании.